【华理师说】张凯丽：疫情之下的远程办公和沟通发生了什么变化？

2020年03月17日14:56 智库商学院阅读量：

　　为了更好地应对疫情，很多企业都实行了远程办公。截止到2月17日的阿里云办公钉钉数据显示，全国超过一半省份采用钉钉平台进行企业复工，而钉钉协助了全国超1000万家企业和2亿上班族进行远程办公。远程办公（telecommuting）是员工不用出现在工作场所中，可以通过信息和通讯技术随机选择地点进行办公(Bailey & Kurland, 2002)。其中体现了两个主要特点，即地点不限定和信息化的应用。可以说，信息化的发展助推了远程办公。

远程办公利弊浅析

　　针对远程办公，学术界和实践界都对其进行了利弊的分析。对于组织来说，远程办公能够提高员工对组织的忠诚度，降低员工的离职率；降低企业在办公场所租赁和维护上的成本，节省企业成本。对于员工，远程办公使得员工灵活安排时间，提高了员工的自主性感知；其还使得员工与家人之间的沟通增多，帮助员工更好地协调工作家庭关系。然而，上述“利”需要结合“弊”来分析。对于组织来说，远程办公使得组织对员工的管理和监控度下降，无法更好的了解员工的工作状态和工作完成情况；降低了员工与同事之间的互动、合作以及信息共享，可能会导致工作进展不顺。对于员工来说，虽然远程办公可以协调工作家庭关系，但无疑也带来了家庭工作冲突；远程办公使员工分离于同事和组织之间，孤独感、不安全感、焦虑感等消极情感也会产生，影响员工身心健康（Martin & MacDonnell, 2012）。

远程办公沟通频率如何？

　　上述分析了远程办公的利弊，然而在远程办公下，员工之间的沟通是多了还是少了呢？在”HR便利店”公众号推出的《员工远程办公管理制度》中提到为了更好地管理员工，企业要设置多层次的沟通交流机制，比如员工每周开始前需要汇报自己的周计划；每天结束后需要汇报自己的日工作情况。除此之外，在工作时间内，员工需要全程在线，并且保证能够在1小时内进行工作消息回复；对于工作电话更是要做到及时接听。由此来看，为了更好地实现监督，上下级的沟通是增多了。然而同级之间的沟通是否增多呢？前段时间网上流传一个笑话，“以前办公室同事之间互相问好是随意，现在如果同事线上问好，可能觉得有事找自己”。由此来看，缺少了办公场所提供给同事之间的沟通和交流平台（如同一办公的相处、茶水间的闲谈、工作午餐的交流），同事之间的沟通和交流似乎会因此变少。　　

远程办公沟通效率如何？

　　在这种沟通频率下，沟通的有效性如何呢？首先，远程工作后员工需要向上级汇报自己每周、每日的工作情况，相较于实地办公可能是一种“时间的浪费”，使得这种沟通成为一种负担或无效行为。然而这种沟通的目的是为了提升工作效率，又不能完全将其看作是与工作绩效无关的行为。其次，在远程办公下，员工要求及时回复工作信息，这可能使得员工更聚焦在工作相关的信息上，沟通效率也因此提升。最后，对于同事之间的沟通，沟通的频率降低可能使沟通更关注在“问题”和“困难”上，因此沟通的效率应该会得到提升。但是如果沟通内容仅限于工作相关，虽然效率提升了，但对于降低个体孤独感和链接感还有欠缺。适当的情感联络，即便是吐槽工作或者表达自己工作中的无状态，虽与工作内容无关，但是有效性不可忽视。

　　此外，笔者还发现，远程工作时，在与上级或客户沟通中，双方之间的“同理心”似乎变强了。以前对于工作里的失误抓住不放，而现在对于失误似乎比以前更能包容了。可能大家在远程办公中都存在“分心”的情况吧。

　　参考文献

　　1.钉钉数据：返工日两亿人用钉钉在家办公

　　2.《员工远程办公管理制度》来了！靠谱方案，化解HR管理危机

　　3.关于疫情背景下远程办公，你需要知道的几件事

　　4.Bailey, D. E., & Kurland, N. B. (2002). A review of telework research: Findings, new directions, and lessons for the study of modern work. Journal of Organizational Behavior, 23, 383–400.

　　5.Gajendran, R. S., & Harrison, D. A. (2007). The good, the bad, and the unknown about telecommuting: Meta-analysis of psychological mediators and individual consequences. Journal of Applied Psychology, 92, 1524–1541.

　　6.Martin, B. H., & MacDonnell, R. (2012). Is telework effective for organizations? A meta-analysis of empirical research on perceptions of telework and organizational outcomes. Management Research Review, 35, 602–616.